Política de Conservación y Eliminación de Datos
Última actualización: 28 de noviembre de 2025
1. Introducción
La presente política establece los plazos de conservación de datos personales y documentos fiscales en Verifacturing, así como los procedimientos de eliminación una vez cumplidos dichos plazos.
Esta política da cumplimiento al principio de limitación del plazo de conservación establecido en el artículo 5.1.e del RGPD, así como a las obligaciones tributarias y mercantiles aplicables en España.
2. Marco legal aplicable
Los plazos de conservación están determinados por la siguiente normativa:
- Ley General Tributaria (Ley 58/2003) - Art. 66: Prescripción a los 4 años
- Código de Comercio - Art. 30: Conservación de documentación mercantil durante 6 años
- Ley del IVA (Ley 37/1992) - Art. 164: Conservación de facturas
- Reglamento de Facturación (RD 1619/2012) - Art. 19: Plazos específicos
- Real Decreto 1007/2023 (VeriFactu) - Obligaciones de trazabilidad
- RGPD (Reglamento UE 2016/679) - Art. 5.1.e: Limitación del plazo
- Código Penal - Arts. 305-310: Delitos contra la Hacienda Pública (prescripción 5-10 años)
3. Plazos de conservación por tipo de documento
3.1 Documentos fiscales
| Tipo de documento | Plazo mínimo | Base legal | Notas |
|---|---|---|---|
| Facturas emitidas | 6 años | C. Comercio Art. 30 | Desde cierre del ejercicio |
| Facturas recibidas (gastos) | 6 años | C. Comercio Art. 30 | Desde cierre del ejercicio |
| Registros VeriFactu (hashes) | 6 años | RD 1007/2023 | Cadena de hash inmutable |
| Bienes de inversión (muebles) | 9 años | Ley IVA Art. 107 | Período de regularización 4+5 años |
| Bienes de inversión (inmuebles) | 14 años | Ley IVA Art. 107 | Período de regularización 4+10 años |
| Declaraciones tributarias | 6 años | LGT + C. Comercio | Modelos 303, 390, etc. |
Importante: El plazo de 4 años de prescripción tributaria (LGT) puede ampliarse a 10 años si existen indicios de delito fiscal (Art. 305 Código Penal). Por seguridad, recomendamos el plazo de 6 años del Código de Comercio como mínimo.
3.2 Datos de cuenta y usuario
| Tipo de dato | Plazo | Base legal |
|---|---|---|
| Datos de registro (nombre, email, NIF) | Duración del contrato + 6 años | Ejecución contrato + C. Comercio |
| Historial de pagos | 6 años desde el pago | C. Comercio Art. 30 |
| Logs de acceso y auditoría | 2 años | RGPD (interés legítimo) |
| Certificados digitales cifrados | Hasta revocación + 6 años | Ley 6/2020, eIDAS |
| Conexiones bancarias (tokens) | Hasta desconexión | Consentimiento (PSD2) |
3.3 Datos de marketing y comunicaciones
| Tipo de dato | Plazo | Base legal |
|---|---|---|
| Consentimientos de cookies | 2 años desde el consentimiento | LSSI-CE, RGPD |
| Suscripción a newsletter | Hasta revocación + 3 años | Consentimiento + prescripción |
| Formularios de contacto | 3 años | Interés legítimo + prescripción |
4. Cómputo de los plazos
Los plazos de conservación se computan de la siguiente manera:
- Facturas: Desde el último día del ejercicio fiscal en que se emitió/recibió la factura
- Bienes de inversión: Desde el último día del período de regularización
- Datos de cuenta: Desde la fecha de baja efectiva del servicio
- Logs de auditoría: Desde la fecha del evento registrado
Ejemplo práctico
Una factura emitida el 15 de marzo de 2025 deberá conservarse hasta el 31 de diciembre de 2031 (cierre del ejercicio 2025 + 6 años).
5. Procedimiento de eliminación
5.1 Eliminación automática
Los siguientes datos se eliminan automáticamente al vencer el plazo:
- Logs de acceso y auditoría (tras 2 años)
- Archivos temporales de OCR (inmediatamente tras procesamiento)
- Sesiones expiradas y tokens revocados
5.2 Eliminación por solicitud del cliente
Cuando un cliente solicita la baja del servicio o ejerce su derecho de supresión:
- Verificación de identidad: Confirmamos la identidad del solicitante
- Revisión de obligaciones legales: Identificamos datos sujetos a conservación obligatoria
- Comunicación al cliente: Informamos qué datos deben conservarse y por cuánto tiempo
- Bloqueo de datos: Los datos conservados por obligación legal se bloquean (acceso restringido)
- Eliminación de datos no obligatorios: Se eliminan en un plazo máximo de 30 días
- Confirmación: Emitimos certificado de eliminación si se solicita
5.3 Método de eliminación
La eliminación de datos se realiza mediante:
- Base de datos: DELETE con verificación de integridad referencial
- Archivos: Eliminación segura con sobrescritura
- Backups: Los datos eliminados desaparecen de los backups tras el período de retención (30 días)
6. Bloqueo vs. eliminación
Conforme al artículo 32 de la LOPDGDD, cuando exista obligación legal de conservación, los datos se bloquean en lugar de eliminarse:
Datos bloqueados
- No accesibles para uso ordinario
- Solo disponibles para jueces, tribunales, Ministerio Fiscal o AAPP competentes
- Se eliminan automáticamente al vencer la obligación legal
Datos eliminados
- Suprimidos de forma irreversible
- No recuperables
- Aplicable cuando no hay obligación legal de conservación
7. Exportación de datos antes de la eliminación
Antes de solicitar la baja o eliminación, el cliente puede ejercer su derecho a la portabilidad (Art. 20 RGPD):
- Facturas: Exportación en PDF, XML (Facturae) o JSON
- Datos de clientes: Exportación en CSV o JSON
- Gastos: Exportación en CSV con documentos adjuntos
- Movimientos bancarios: Exportación en CSV o OFX
La exportación está disponible desde el panel de configuración de la cuenta durante la vigencia del servicio.
8. Responsabilidades del cliente
El cliente, como Responsable del Tratamiento de sus propios datos fiscales, debe:
- Descargar y conservar copia de sus facturas antes de la baja si lo desea
- Cumplir sus propias obligaciones tributarias de conservación
- Solicitar certificado de destrucción si lo requiere para su auditoría
- Informar a sus clientes/proveedores sobre el tratamiento de sus datos
Aviso: La eliminación de su cuenta de Verifacturing no le exime de sus obligaciones legales de conservación de documentación fiscal. Asegúrese de disponer de copia de toda la documentación necesaria antes de solicitar la baja.
9. Revisión periódica
Verifacturing realiza revisiones periódicas de los datos almacenados:
- Mensual: Eliminación de archivos temporales y sesiones expiradas
- Trimestral: Revisión de logs de auditoría antiguos
- Anual: Revisión de cuentas inactivas y datos que han superado el plazo de conservación
10. Contacto
Para ejercer su derecho de supresión o solicitar información sobre la conservación de sus datos: