Cómo enviar facturas a la AEAT

Una vez creada tu factura, debes enviarla a la Agencia Tributaria para cumplir con VeriFactu. Aquí te explicamos cómo hacerlo.

¿Por qué debo enviar facturas a la AEAT?

El Real Decreto 1007/2023 (VeriFactu) obliga a:

• ✅ Registrar todas las facturas en la AEAT
• ✅ Enviarlas en un plazo máximo de 4 días desde su emisión
• ✅ Mantener el sistema de encadenamiento criptográfico

Incumplir este plazo puede conllevar sanciones de hasta 50.000€.

Requisitos previos

Antes de enviar facturas, necesitas:

1. ✅ Certificado digital instalado en VERIFACTURING

   • Certificado de empresa/autónomo
   • Emitido por FNMT, Camerfirma, etc.

   📖 Lee Instalar certificado digital

2. ✅ Factura creada en estado "Pendiente de envío"

3. ✅ Datos correctos en la factura

   • NIF/CIF válido
   • Importes correctos
   • Hash generado

Envío manual (factura individual)

Paso 1: Accede a la factura

Desde Facturas > Todas las facturas, haz click en la factura que deseas enviar.

Paso 2: Verifica los datos

Antes de enviar, comprueba:

• ✅ Cliente con NIF/CIF correcto
• ✅ Líneas de factura con importes correctos
• ✅ IVA aplicado correctamente
• ✅ Fecha de expedición es reciente (< 4 días)

Paso 3: Haz click en "Enviar a AEAT"

En el detalle de la factura, verás el botón Enviar a AEAT.

Estados posibles:

🟡 Pendiente de envío   → Puedes enviar
🔵 Enviando...          → Procesando
✅ Aceptada             → Enviada correctamente
❌ Rechazada            → Error (ver detalles)

Paso 4: Espera la confirmación

El envío tarda normalmente 2-5 segundos.

Proceso técnico:

1. VERIFACTURING firma XML con tu certificado
   ↓
2. Envía a la AEAT con hash y QR
   ↓
3. AEAT valida la factura
   ↓
4. AEAT responde con CSV de validación
   ↓
5. Factura marcada como "Aceptada"

Paso 5: Descarga el PDF

Una vez aceptada, el código QR de la factura se actualiza con el CSV de la AEAT.

Descarga el PDF actualizado para enviarlo a tu cliente.

Envío por lotes (múltiples facturas)

Si tienes varias facturas pendientes, puedes enviarlas todas a la vez.

Desde la lista de facturas

1. Ve a Facturas > Todas las facturas
2. Filtra por Estado: Pendiente de envío
3. Selecciona las facturas (checkbox)
4. Haz click en Enviar seleccionadas a AEAT

Límites:

• Máximo 100 facturas por lote
• Tiempo estimado: ~1 segundo por factura

Monitoreo del proceso

Verás una barra de progreso:

Enviando facturas a la AEAT...
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 45/100 (45%)

✅ 40 enviadas correctamente
🔄 5 en proceso
⏳ 55 pendientes

Si alguna falla, puedes:

• Ver el error específico
• Corregir la factura
• Reenviar individualmente

Envío automático (integrado)

Si tienes integraciones configuradas (Stripe, WooCommerce, etc.), las facturas se envían automáticamente al crearlas.

Flujo automático:

1. Cliente paga en Stripe
   ↓
2. Webhook crea factura en VERIFACTURING
   ↓
3. Sistema envía a AEAT automáticamente
   ↓
4. Cliente recibe factura por email con QR válido

📖 Lee Configurar Stripe

Estados de envío

🟡 Pendiente de envío

• Factura creada pero no enviada
• Tienes hasta 4 días para enviarla
• Acción: Enviar manualmente o esperar envío automático

🔵 En cola / Enviando

• Factura en proceso de envío
• Normalmente dura 2-5 segundos
• Acción: Esperar

✅ Aceptada

• AEAT ha validado la factura
• CSV recibido correctamente
• QR actualizado con datos oficiales
• Acción: Descargar PDF y enviar a cliente

❌ Rechazada

• AEAT rechazó la factura por algún error
• Ver mensaje de error en detalle
• Acción: Corregir y reenviar

Errores comunes:

• NIF/CIF no válido
• Importe negativo
• Fecha fuera de rango
• Hash incorrecto (contactar soporte)

⚠️ Requiere atención

• Problemas técnicos con la AEAT
• Certificado digital expirado
• Límite de reintentos excedido
• Acción: Revisar certificado y reenviar

Reenviar una factura rechazada

Si la AEAT rechaza una factura:

1. Ver el error

En el detalle de la factura, verás el mensaje de error:

❌ Error AEAT: El NIF del cliente no es válido
Código: ERR-NIF-001
Fecha rechazo: 2025-10-01 14:32:15

2. Corregir la factura

⚠️ Importante: No puedes editar una factura ya creada.

Tienes dos opciones:

Opción A: Crear factura rectificativa (recomendado)

1. Anula la factura rechazada
2. Crea nueva factura con datos correctos
3. Envía a AEAT

📖 Lee Facturas rectificativas

Opción B: Contactar soporte Si el error es del sistema (no de los datos), contacta con soporte para que revisemos el caso.

3. Reintentar envío

Una vez corregida, haz click en Reenviar a AEAT.

El sistema intentará enviar de nuevo con los datos actualizados.

Plazos y calendario

Plazo legal

4 días naturales desde la fecha de expedición de la factura.

Ejemplo:

Factura emitida: 1 octubre 2025
Plazo máximo envío: 5 octubre 2025 (23:59h)

⚠️ Fines de semana y festivos cuentan como días naturales.

Recomendaciones

• 🟢 Ideal: Envío inmediato (< 1 hora)
• 🟡 Aceptable: Mismo día
• 🟠 Arriesgado: Día 3-4
• 🔴 Sanción: Después del día 4

Horarios de la AEAT

La AEAT procesa envíos 24/7, pero puede haber:

• Lentitud en horario laboral (9-18h)
• Mantenimientos ocasionales (notificados previamente)
• Caídas puntuales (el sistema reintenta automáticamente)

Historial de envíos

Puedes consultar todos los envíos desde Facturas > Historial de envíos AEAT.

Información disponible:

📋 Factura: 2025/0042
📅 Fecha envío: 2025-10-01 10:32:15
✅ Estado: Aceptada
🔑 CSV: A1B2C3D4E5F6
⏱️ Tiempo respuesta: 3.2s
🔄 Reintentos: 0

Factura sin internet / offline

Si creas facturas sin conexión (ej. en un evento), puedes:

1. Crear las facturas en VERIFACTURING
2. Se guardan en estado "Pendiente de envío"
3. Al recuperar conexión, enviarlas todas a la vez

⚠️ Importante: El plazo de 4 días sigue contando desde la fecha de expedición, no desde que recuperes internet.

Certificado digital caducado

Si tu certificado ha expirado, no podrás enviar facturas.

Síntomas:

❌ Error: Certificado digital no válido o caducado

Solución:

1. Renovar certificado con tu entidad emisora
2. Instalarlo en VERIFACTURING
3. Reenviar facturas pendientes

📖 Lee Renovar certificado digital

Preguntas frecuentes

¿Puedo enviar facturas antiguas (pre-2025)?

No. Solo las facturas emitidas a partir del 1 de enero de 2025 deben enviarse a la AEAT por VeriFactu.

¿Qué pasa si olvido enviar una factura?

Tienes 4 días. Después:

• Sanción de hasta 50.000€ (dependiendo del volumen)
• La AEAT lo detectará en su sistema
• Debes enviarla igualmente (aunque tarde)

¿Puedo cancelar un envío en curso?

No. Una vez iniciado el envío, debe completarse. Si hay error, se marcará como "Rechazada" y podrás corregir.

¿La AEAT me envía una confirmación por email?

No. La confirmación es el CSV que VERIFACTURING recibe y muestra en el detalle de la factura.

¿El cliente puede verificar que se envió?

Sí. El código QR de la factura permite verificar en la web de la AEAT que está registrada oficialmente.

¿Puedo enviar la misma factura dos veces?

No. El sistema de encadenamiento VeriFactu lo impide. Si intentas enviar una factura ya aceptada, verás un error.

¿Qué pasa si la AEAT está caída?

VERIFACTURING reintenta automáticamente cada 15 minutos durante 24 horas. No necesitas hacer nada.

Errores comunes

Error: NIF no válido

Causa: El NIF/CIF del cliente es incorrecto.

Solución:

1. Verificar NIF en web AEAT
2. Crear factura rectificativa con NIF correcto

Error: Hash no coincide

Causa: Problema en el encadenamiento de facturas.

Solución:

1. Contactar soporte urgentemente
2. No crear más facturas hasta resolver

Error: Certificado no autorizado

Causa: Tu certificado no tiene permisos para enviar facturas.

Solución:

1. Verificar que es un certificado de representante legal
2. Contactar con tu entidad certificadora

Error: Fecha fuera de rango

Causa: La fecha de expedición es demasiado antigua o futura.

Solución:

1. Verificar fecha de expedición
2. Si es correcta, contactar soporte

Buenas prácticas

✅ Envía inmediatamente después de crear la factura

✅ Verifica el CSV antes de enviar al cliente

✅ Monitorea facturas pendientes diariamente

✅ Configura alertas para facturas próximas a caducar (día 3)

✅ Mantén el certificado actualizado (renovar 1 mes antes de caducar)

❌ No esperes al día 4 para enviar

❌ No ignores errores de envío

❌ No envíes facturas con datos incorrectos "para corregir después"

¿Necesitas ayuda?

Si tienes problemas enviando facturas:

• 💬 Chat IA: Pregunta al asistente (disponible 24/7)
• 📧 Email: soporte@verifacturing.es
• 📞 Teléfono: 900 123 456 (L-V 9-18h)
• 🚨 Urgencias: WhatsApp +34 XXX XXX XXX

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Siguiente paso: Configurar envío automático con Stripe →